நவம்பர் 2013 ஆம் ஆண்டு சென்னை பதிவுத்துறைத் தலைவரால் வெளியிடப்பட்ட இந்த சுற்றறிக்கை, போலி ஆவணப் பதிவுகளைத் தடுப்பதற்கான வழிமுறைகளைக் கூறுகிறது. ஆள்மாறாட்டத்தைத் தடுக்க பதிவு அலுவலகங்களில் I.P. கேமரா, வெப் கேமரா மற்றும் பயோமெட்ரிக் முறைகள் ஏற்கனவே பயன்பாட்டில் உள்ளதை இது சுட்டிக்காட்டுகிறது. மேலும், ஆவணம் பதிவு செய்ய வருபவர் உண்மையான உரிமையாளர்தானா என்பதை உறுதிசெய்ய, முந்தைய 10 நாட்களுக்குள் பெறப்பட்ட வில்லங்கச் சான்றினை (EC) சமர்ப்பிப்பதை பதிவு அலுவலர்கள் கட்டாயமாக்க வேண்டும் என இது அறிவுறுத்துகிறது. சான்றில் உள்ள நபரும் ஆவணம் எழுதுபவரும் வெவ்வேறாக இருந்தால், தகுந்த ஆதாரங்களுடன் அவர்களது உரிமைத் தொடர்பினை நன்கு பரிசீலித்து திருப்தி அடைந்த பின்னரே ஆவணப் பதிவினை மேற்கொள்ள வேண்டும்.08/11/2013 விற்கு பிறகு ஆவண பதிவுகளில் கட்டாயம் வாரிசு சான்றிதழ் இடம் பெற வேண்டும்.. he November 2013 circular from the Chennai Inspector General of Registration outlines measures to prevent fake or forged property registrations. It notes that I.P. cameras, web cameras, and biometric systems are already in use at registration offices to prevent impersonation. To further strengthen security, it mandates that registering officers require an Encumbrance Certificate (EC) obtained within the previous 10 days to verify that the person executing the document is the rightful owner or last purchaser. If the person named in the EC differs from the current executant, the officer must rigorously verify the current executant's legal connection to the property using valid evidence before proceeding with the registration.